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    出国参展:签证秘笈

    随着中国经济的篷勃发展,中国企业正逐步加快走出国门迈向海外的步伐。但出于历史和政治的原因,中外之间的人员流动并不直分顺畅,出境签证这种原本不应该出问题的技术环节,现在却常常成为打乱企业赴外参展全盘部署的绊脚石。怎么做才能减少签证中不确定因素,保证企业的正常参展活动少受或不受干扰,豪裕展览将为广大参展企业支招。

    保证签证资料的真实有效

          一提到要和政府机构打交道,国内企业的反应可能首先是有没有窍门或者捷径可走。对于生存在中国特有环境中的企业来说,有这样的想法并不奇怪。但在申请赴外商务签证时,这种想的擦边球、钻空子、图省事的念头就十分有害了。因为国外大型展会的主要举办一般是在欧美国家,他们的入境管理措施十分严密,均是预设申请人有移民或滞留意图,所以签证官员会对申请人所提供的材料进行非常详细的核实与甄别,绝不会“走过场”,中要发现有任何作假的痕迹,申请人将会被拒之门外。

    比如,国内一家石材工具公司由老板亲自带队去东欧某国参展,在递送过程中只是因为秘书忘了让参展人签名,而公司内的一个老业务员自作主张的代签,最终导致被签证官认定为造假。即使后来该公司的人全部去去了领事馆,还是无法避免被拒签,就连那位已经出国三十几趟的老板本人也未能幸免。另有一家企业在申请赴加拿大参加一个五金展时,只是由于随附的宣传资料上夸大了企业的生产规模,也同样被拒签。可见,对于出国参展企业的人员来说,认真准备并如实的申报反被要求递送的材料,才是成功签出的最大保障。

     细致合理的准备申请资料

          在保证资料真实的前提下,资料准备的充分程度便成为影响签证成功与否的第二大因素,企业应该筛选并预备提供那些具有证明力的有效文件,不要主动提供那些与出展目的的无直接关联、可能造成误解甚至麻烦的周边材料。当然,如果是持因公护照组团出展,那事情就会简单很多,因为签证将由地方政府外办或组团方统一送签并领取。不过对多数企业来说,因私商务签证才是他们最常用出展签证方式,所以下面将着重介绍为办理因私商务签证准备资料时,应注意的事项。

    注意事项

         首先,要注意在提供提供信息上尽量保持团队与个人的一致性,比如,所有团员都在一个行业、隶属于同一个协会、学会或组织机构,大家都有固定工作和职业;然后要将出展的目的表述的简单明了,不能含糊其辞,要保证出展的能被签证官接受并理解,不会出现认识上的误区;第一次出国的人员可能还会被要求提供工资证明,而护照上之前的出国经历将会是对申请人很有利的“诚信记录”。此外,在准备好各国使馆所要求材料的同时,申请企业应该自行准备好能证明其确实参展的相关材料,如展位费收据。最后,对于第一次出国参展的企业来说,如果可能,应该事先去专门公司或专业人士处咨询或委托他们协助签证事宜,这样会使整个签证过程顺畅很多。

    面签时应当注意哪些细节

          准备好签证资料后,最后所要面对就是签证官的面试与考察了。但在考虑如何应付签证官的“刁难”之前,参展企业首先应该确定是否能见到签证官,因为不少国家的面签是需要预约的。实际上,每天在各国大使馆、领事馆门口都有很多因为缺乏这些基本常识而打道回府的人。这里有个比较极端的例子是博世集团中国分公司邀请的一个美国客户,但是临了他却来不了,因为在前往机场登机时他才知道去中国是需要签证的。而且,签证预约并非像打个电话预订饭店那么简单,一般还得凭使馆方面发的的确认函才算最终敲定。另外,在不同的国家,不同的时点,预约面签结果也会不同,类似美国、德国、这样的热点地区,在遇到诸如长假旅游、留学报到的旺季时往往要提前两周、一个月甚至更久才能保证被排上。此外,在赴约前还需明确签证费用的缴付方式,关键应弄清是通过委托代缴还是在现场直接支付。

    而当参展人员最终而对签证官的考察时,则应该注意把握以下四个面谈原则:首先是不问不说,即只回答签证官提出的问题,争取回答清楚,简捷明确。但不要主动回答签证官没有提到的问题。然后是不问不给,即只提供签证官要的材料,不要主动提供任何签证官没有要求的材料,哪怕自己带的材料都用不上,不要主动出示。接着是问谁谁答,当遇到签证官有选择地询问签证团队里特定团员问题时,通常应由被问的当事人来回答,不要征询旁人意见,更不由他人来代答。末了就是据实回答,这是最重要的决窍,绝不要猜测签证官希望什么样的答案,只是照实回答就行。

    未雨绸缪早做准备

          虽然以上的多种方法能帮助企业尽量避免在签证时遇到麻烦,但现实里我们仍然会发现那些玻璃橱后面的领事还是要时不时给人带来“惊喜”。实际上,即便是那些常年参加各类外展的老展商,也难保不会被拒签。因此,企业在对待签证问题时最好能尽可能早的进行准备,那样即便相关人员由于不可预知因素而被拒签,也能留出相应的时间进行第一次签证。而以励展国际销售部的经验来看,除了美国外,在申请赴其他国家签证时,第一次被拒而第二次通过的例子并不鲜见。

    另者,一些特定人群在申请一些特定国家的签证时可能会遇到差别待遇。比如,年龄低于三十五岁的未婚女性在申请北美与伊斯兰教国家签证时成功概率可能会低些,而西欧的地中海国家则对于江浙闽三少的申请特别“严格”。而那些在过去三年内有至少两次获得过西方发达国家(日本除外)签证的人,则可以通过中信实业很行直接送签赴德签证,其通过机会将较面签大为增加。对于这些情况,参展企业应在选择参展人员时加以注意。

          最后,还有一些应急措施可以作为特殊情况下的一个选择。比如,当实在需要参加某个展会而又被签证所阻时,若该展是在欧盟国家举办,企业可以利用申根协定十五国之间的人员自由流动便利,先通过其他更容易的方式去另外的欧盟国家,然后再转道抵达目的地国。但这只能算是权宜之计,只有早了解早准备早行动才是签证顺利的保障。

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